Comment mener une conférence efficace

Dans l'environnement scientifique et commercial, la conférence est l'un des moyens de communication les plus efficaces. Un tel événement vous permet de résumer l'expérience accumulée sur des sujets d'intérêt, de vous familiariser avec les nouveaux développements de l'industrie, d'établir des relations intéressantes. En règle générale, une conférence est de grande envergure et nécessite donc une préparation minutieuse.

Vous aurez besoin

• - locaux;

• - microphone;

• - vidéoprojecteur;

• - papeterie;

• - de l'eau et des collations.

Manuel d'instructions

1

Faites un plan de conférence. Il doit comprendre les buts et objectifs, un calendrier des rapports, le nombre de participants, les ressources matérielles et techniques nécessaires, une estimation de l'événement.

2

Décidez du lieu et de l'heure de la conférence. Choisissez une chambre spacieuse pouvant accueillir un grand nombre d'invités. Découvrez à l'avance s'il est possible de connecter l'équipement nécessaire dans cette salle. Quant au temps, assurez-vous de prendre en compte les intérêts et l'emploi des participants. Par exemple, une conférence étudiante, prévue le vendredi soir, peut provoquer une attitude extrêmement négative, car les jeunes ont l'habitude de se reposer ou de rentrer chez eux à cette heure.

3

Apprenez en détail le sujet de la conférence. Cela est nécessaire pour déterminer la pertinence et la signification scientifique des rapports. Pour rendre la conférence dynamique et non ennuyeuse, envisagez des questions pointues, peu étudiées et controversées. Invitez des orateurs à formuler leurs points de vue sur des questions sélectionnées.

4

Faites un calendrier des présentations des conférenciers. Allouez 30 à 40% du temps aux rapports eux-mêmes et consacrez le reste à la discussion. C'est un débat animé et intéressant qui rend la conférence efficace. Élaborez un règlement de manière à ce qu'un problème passe logiquement au suivant et devienne le sujet de discussion.

5

Prenez soin de la base matérielle et technique. Vous aurez peut-être besoin d'un tableau blanc interactif, d'un projecteur avec écran, d'un ordinateur, d'un microphone, d'un tableau à feuilles mobiles avec des feuilles détachables, de la papeterie. Lors de la préparation de la conférence, vérifiez à l'avance le son, le fonctionnement de l'équipement vidéo. Disposez les dossiers avec le plan de l'événement et les principaux résumés des rapports sur les tables pour les participants.

6

Informez les participants et les invités de la conférence de l'événement à venir. Les intervenants doivent subir une procédure de pré-inscription obligatoire. Si la conférence est assez importante, n'oubliez pas d'inviter des représentants de la presse et des photographes.

Conseils utiles

Si la conférence dure assez longtemps, pensez aux boissons et à la nourriture. Vous pouvez mettre des bouteilles d'eau sur la table pour chaque participant. Pendant la pause, vous pourrez déguster des boissons chaudes et des collations sous forme de buffet.